El desafío: Gestionar múltiples procesos internos en la empresa, incluyendo la gestión de los proveedores que colaboran
Para administrar un gran negocio se requiere de un equipo multidisciplinario que cubra todos los aspectos necesarios para cumplir con los objetivos y ofrecer los mejores servicios y productos. Gestionar todas las áreas no solamente requiere de un esfuerzo humano, sino que hace necesario apoyar las labores con las herramientas adecuadas para facilitar el trabajo y promover su eficiencia. Muchas veces las empresas necesitan además de colaboradores especializados para cubrir áreas específicas. Este es el caso de AZA con sus proveedores o contratistas, quienes no dejaron apartados los servicios de tercerización, sino que buscaron incorporarlas a sus gestiones para regularizar su relación y mantener el control de todas sus operaciones.
La solución de SIIGSA: Un Sistema Integrado de Gestión de Contratistas
En SIIGSA entendemos que todos los procesos de una institución o empresa están relacionados y forman parte de un todo, por eso promovemos la integración de la información por medio de completos sistemas integrados que faciliten acceder a estos datos y recursos valiosos, concentrando en un mismo software todos aquellos aspectos o áreas que están mayormente vinculadas.
El sistema de AZA consiste en un portal de intranet de gestión interna de los procesos vinculados a sus proveedores, que da acceso a varios sub-portales o módulos con herramientas específicas para cada área involucrada. Construido sobre la plataforma iDatum, permite visualizar la información con funcionalidades diseñadas especialmente para cada nivel de gestión de la empresa, tanto el operativo, como el táctico y el estratégico, facilitando las tareas que le corresponden a cada uno.
Beneficios:
- Control sobre las operaciones y el acceso de terceros contratistas.
- Integración de información relacionada.
- Ingreso y verificación de información de manera más accesible a través de internet.
- Optimización de la gestión de servicios y procesos.
Los resultados: Seis módulos interoperando para ofrecer la más completa administración
Actualmente, AZA cuenta con los siguientes módulos que ha ido incorporando a lo largo del tiempo, optimizando cada vez más procesos.
- Módulo de Gestión de Proveedores o Contratista: Que además de llevar el registro y la documentación de los contratistas, permite gestionar el control de acceso e interoperar con los medios de acceso y control físicos (como torniquetes o barras) de las plantas de la empresa
- Módulo de Gestión de Proyectos: A grandes rasgos, este módulo permite el registro y la disponibilidad correspondiente a la planificación de los proyectos, a los proyectos ya iniciados, la gestión de capex y documentación mediante listados inteligentes, búsqueda avanzada, tablas de contenido, calendarios y paneles estadísticos filtrables.
- Módulo de Gestión de Contratos: Este módulo permite hacer seguimiento de todo el proceso de cotizaciones y contratos de servicios asociados a los diferentes contratistas, considerando la documentación, seguimiento del proceso de aprobación operativa y legal, registro de garantías y alertas de fechas de término y renovaciones.
- Módulo de Reclamos: Cuenta con las funcionalidades para recibir reclamos de los clientes, como los relativos a los atrasos en los servicios, conectándose con el correo electrónico, generando alertas y disponibilizando los registros de reclamos para que puedan ser organizados, gestionados y atendidos.
- Módulo de Gestión Documental: Es una biblioteca virtual que permite mantener en perfecto orden y disponibilidad todo tipo de información de interés organizacional, sirviendo de apoyo para una adecuada planificación. En este módulo se puede crear, visualizar, gestionar y administrar todo el contenido documental de la empresa, clasificando los tipos de documentación por área temática, jerarquizándolos, manteniendo un control de versión documental y gestionando listados históricos de contenido. Además, en este módulo se pueden generar fichas de información asociadas a la documentación registrada en el sistema y vincular a estas datos de interés, como estados, etapas y control de versión de la documentación asociada. Finalmente, ofrece filtros que facilitan la búsqueda de la documentación registrada en el sistema.
La plataforma base iDatum de SIIGSA, al ser modular, permite la continua incorporación de nuevos módulos
Destacamos el siguiente módulo, implementado en el 2020, por ser una iniciativa ejemplar, concordante con la misión y los valores de AZA de ser una empresa sustentable y protectora del medio ambiente, con conciencia y respeto hacia la comunidad.
- Módulo de Gestión de Calidad:
En esta sección se puede gestionar la información referente a la calidad, tales como clima, medioambiente, productividad, costos, salud y seguridad y servicio al cliente. Permite una visualización de acuerdo con cada nivel de gestión, contando con ítems de control, bitácoras y anexos, los detalles del área y personal encargado, su información contractual y fichas de personal. Incluye calendarios y paneles estadísticos para el seguimiento de procesos y flujos.
