El desafío: Gestionar múltiples proyectos de ingeniería
Al prestar servicios a diversos clientes, enfrentando grandes proyectos con el objetivo de mejorar su eficiencia y rentabilidad, se hace necesario contar con una herramienta que permita gestionar los recursos humanos y materiales comprometidos para lograr los objetivos. Apoyar las tareas de un gran equipo con soluciones tecnológicas es fundamental para alcanzar las metas, pero también para darle seguimiento en cada una de sus etapas y así garantizar el éxito de cada proyecto.
La solución de SIIGSA: Un sistema transversal y comunicado
Desarrollamos un completo sistema con registro en línea de la información requerida por la unidad de gestión de proyectos de DESSAU, para efectos de planificación, seguimiento y costeo de proyectos. Se generó un portal para acceder a un abanico de módulos que abarcan de manera integral todos los aspectos necesarios para la gestión de los proyectos, abordando todos los contenidos que hacen posible la concreción de un proyecto, tanto desdela gestión operativa, como táctica y estratégica. Estos módulos son:
-Gestión de Clientes y Proyectos: Que permite administrar los datos relacionados a los proyectos con sus clientes, estados y montos en CLP y UF. Cuenta con la funcionalidad de filtrar los proyectos por fechas de inicio y término, etapas y equipos. Incluye un centro documental, estadísticas de clientes y proyectos y administración de contenidos.
-Gestión Presupuestaria: Para la administración de presupuestos por medio de un registro detallado y organizado en su propia biblioteca documental, con fichas para cada uno de los registros, estadísticas y listados inteligentes, que permiten caracterizar por HH, ingresos y costos.
-Gestión de Producción: Muestra estadísticas de producción y avance de producción, con la opción de revisar los detalles de producción y HH, en los cuales podrá encontrar información relevante sobre los proyectos, como estados, filtros por gerencia, filtros por disciplina, filtros por fechas, HH por personal con sus valores y un panel de avance con todos los datos solicitados por el cliente. También se podrá elegir en qué divisa se quieren visualizar los datos y además cuenta con un listado de todos los usuarios registrados en el sistema como personal y la opción de agregar nuevos y administrarlos.
-Gestión de Proveedores y Subcontratos: Permite visualizar el total de subcontratos cargados en los proyectos activos del sistema, con su respectivo estado y etapa, cuenta con filtros de fechas, estados y clientes, así como también sus estadísticas.
Beneficios:
- Monitorear las operaciones a nivel de ingresos, gastos e inversión.
- Optimizar la coordinación en los flujos de información.
- Aumentar la eficiencia en las comunicaciones de los datos requeridos para los análisis.
- Maximizar la eficacia de los recursos materiales y humanos para la optimización financiera de la organización.
Los resultados: Una herramienta para gestionar tanto aspectos internos como externos de un proyecto
Este sistema fue construido sobre una plataforma transversal y escalable, que además de darle una opción a cada nivel de gestión de la empresa, permitió vincular todos los datos relevantes de los proyectos y su proceso a la organización interna de DESSAU encargada del área de proyectos. Esta noción integral y sinérgica de trabajar, llevó a la incorporación de tres módulos más que hicieron de este sistema una de las herramientas más completas para la tarea. Estos son:
-Estructura Organizacional: Es un módulo que organiza los proyectos del sistema relacionándolos con sus respectivos clientes y con el saldo total de presupuesto que cuentan. También cuenta con un portal donde se puede visualizar en detalle el personal del sistema, identificando el proyecto al que pertenece, filtrando por fechas, proyectos, empresas y especialidades del personal.
-Control de Estados de Pagos: Permite visualizar información relevante respecto a los estados en los que se encuentran los pagos de los proyectos, pudiendo filtrar por clientes, fechas, estados y proyectos. También listados con los estados de pagos clasificados por sus respectivos estados (en revisión, aprobados o anulados.
-Almacén de Datos: En este módulo se puede encontrar la información sobre las tablas bases utilizadas en la modelación de datos, así como las herramientas necesarias para importar las planillas Excel y actualizar la información de la base de datos del sistema. Cuenta con un buscador de contenido para facilitar la búsqueda de la tabla que se desee actualizar o descargar, y contiene un diagrama de flujos de datos para una mayor comprensión del funcionamiento.
De esta forma, se logró un Sistema Integrado de Información para proyectos, capaz de reunir en una sola herramienta todas las soluciones para dicha área.
